Soạn công văn là công việc quen thuộc với nhân viên hành chính, văn thư, nhân sự, kế toán và cán bộ làm việc tại cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, để viết một công văn đúng trọng tâm, rõ ràng, chuyên nghiệp và phù hợp văn phong hành chính đôi khi mất khá nhiều thời gian.

Với ChatGPT, bạn có thể rút ngắn đáng kể thời gian soạn thảo nếu biết cách đặt câu lệnh phù hợp. Thay vì chỉ yêu cầu đơn giản như “hãy viết công văn”, một Prompt ChatGPT soạn công văn tốt cần nêu rõ bối cảnh, mục đích, đối tượng nhận, nội dung cần truyền đạt và yêu cầu về văn phong.

Dưới đây là 20 Prompt ChatGPT soạn công văn dành cho dân văn phòng mà bạn có thể sao chép, thay đổi thông tin và sử dụng ngay.

Prompt ChatGPT soạn công văn là gì?

Prompt là câu lệnh hoặc yêu cầu mà người dùng nhập vào ChatGPT để AI thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.

Ví dụ, thay vì nhập:

“Viết công văn yêu cầu báo cáo.”

Bạn có thể nhập:

“Hãy soạn công văn của Công ty A gửi các đơn vị trực thuộc về việc báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ tháng 9/2026. Yêu cầu các đơn vị gửi báo cáo trước 16h00 ngày 25/9/2026. Văn phong hành chính, ngắn gọn, rõ trách nhiệm và thời hạn thực hiện.”

Prompt càng cụ thể, kết quả ChatGPT tạo ra càng sát với nhu cầu thực tế.

1. Prompt soạn công văn yêu cầu báo cáo

Prompt mẫu:

Hãy đóng vai chuyên viên hành chính có kinh nghiệm. Soạn một công văn của [Tên cơ quan/doanh nghiệp] gửi [đơn vị/người nhận] về việc yêu cầu báo cáo [nội dung báo cáo].

Yêu cầu:

• Nêu rõ mục đích của việc báo cáo.
• Liệt kê các nội dung cần báo cáo.
• Quy định thời hạn gửi báo cáo là [thời gian].
• Hình thức gửi: [bản cứng/email/Zalo/phần mềm].
• Văn phong hành chính, ngắn gọn, rõ trách nhiệm.
• Cuối công văn có nội dung đề nghị các đơn vị nghiêm túc triển khai thực hiện.

2. Prompt soạn công văn triển khai nhiệm vụ

Prompt mẫu:

Hãy soạn công văn triển khai nhiệm vụ [tên nhiệm vụ] của [Tên đơn vị].

Thông tin:

• Đối tượng thực hiện: [các phòng ban/đơn vị].
• Nội dung công việc: [mô tả].
• Thời hạn hoàn thành: [ngày].
• Đơn vị chủ trì: [đơn vị].
• Đơn vị phối hợp: [đơn vị].

Yêu cầu văn phong hành chính chuyên nghiệp, phân công trách nhiệm rõ ràng, tránh dài dòng và hạn chế lặp từ.

3. Prompt soạn công văn đôn đốc tiến độ

Prompt mẫu:

Hãy viết công văn đôn đốc [đơn vị/phòng ban] khẩn trương hoàn thành [công việc].

Bối cảnh:
[Cung cấp tình hình thực tế].

Thời hạn đã giao trước đây: [ngày].

Thời hạn yêu cầu hoàn thành lần này: [ngày].

Hãy viết theo hướng nghiêm túc nhưng không quá gay gắt, nhấn mạnh trách nhiệm của đơn vị và ảnh hưởng nếu công việc tiếp tục chậm tiến độ.

4. Prompt soạn công văn nhắc việc

Prompt mẫu:

Hãy soạn một công văn nhắc việc ngắn gọn về nội dung [nội dung].

Công văn cần:

• Nhắc lại nhiệm vụ đã giao.
• Nêu thời hạn đã yêu cầu.
• Đề nghị đơn vị khẩn trương hoàn thành.
• Báo cáo kết quả về [đơn vị đầu mối].
• Văn phong lịch sự nhưng thể hiện rõ tính chất đôn đốc.

5. Prompt soạn công văn đề nghị phối hợp

Prompt mẫu:

Hãy soạn công văn của [Tên đơn vị] gửi [Tên cơ quan/đơn vị] đề nghị phối hợp thực hiện [nội dung].

Nội dung cần làm rõ:

• Lý do cần phối hợp.
• Các công việc đề nghị đơn vị hỗ trợ.
• Thời gian thực hiện.
• Đầu mối liên hệ.
• Lời cảm ơn và mong nhận được sự phối hợp.

Văn phong trang trọng, chuyên nghiệp và phù hợp trao đổi giữa hai cơ quan.

6. Prompt soạn công văn xin ý kiến

Prompt mẫu:

Hãy soạn công văn xin ý kiến của [cơ quan/người có thẩm quyền] đối với [nội dung cần xin ý kiến].

Cấu trúc gồm:

1. Căn cứ hoặc bối cảnh phát sinh vấn đề.
2. Tình hình thực tế.
3. Nội dung đề xuất.
4. Những vấn đề cần xin ý kiến.
5. Đề nghị xem xét, cho ý kiến để đơn vị có cơ sở triển khai.

Văn phong thận trọng, khách quan, không tự đưa ra kết luận thay người có thẩm quyền.

7. Prompt soạn công văn xin chủ trương

Prompt mẫu:

Hãy soạn công văn xin chủ trương thực hiện [tên công việc/dự án].

Thông tin:

• Hiện trạng: [mô tả].
• Sự cần thiết: [mô tả].
• Phương án đề xuất: [mô tả].
• Kinh phí dự kiến: [số tiền/nguồn kinh phí].
• Thời gian thực hiện: [thời gian].

Hãy trình bày theo hướng làm rõ sự cần thiết, hiệu quả dự kiến và đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét, chấp thuận chủ trương.

8. Prompt soạn công văn phản hồi

Prompt mẫu:

Hãy soạn công văn trả lời Công văn số [số công văn] ngày [ngày] của [đơn vị gửi] về việc [nội dung].

Quan điểm trả lời của đơn vị chúng tôi:
[Nội dung cần phản hồi].

Hãy trình bày rõ từng vấn đề, tránh diễn đạt mơ hồ, giữ thái độ hợp tác và chuyên nghiệp.

9. Prompt soạn công văn giải trình

Prompt mẫu:

Hãy soạn công văn giải trình về [sự việc].

Thông tin:

• Nội dung cần giải trình: [mô tả].
• Nguyên nhân: [mô tả].
• Trách nhiệm của đơn vị: [mô tả].
• Biện pháp khắc phục: [mô tả].
• Thời gian hoàn thành khắc phục: [ngày].

Yêu cầu trình bày khách quan, không né tránh trách nhiệm, đồng thời làm rõ nguyên nhân và giải pháp.

10. Prompt soạn công văn đề nghị cung cấp thông tin

Prompt mẫu:

Hãy soạn công văn đề nghị [cơ quan/đơn vị] cung cấp thông tin, số liệu phục vụ [mục đích].

Danh mục thông tin cần cung cấp:

1. [Thông tin 1]
2. [Thông tin 2]
3. [Thông tin 3]

Thời hạn cung cấp: [ngày].

Hình thức gửi: [email/văn bản/file Excel].

Văn phong lịch sự, rõ ràng, dễ thực hiện.

11. Prompt soạn công văn rà soát số liệu

Prompt mẫu:

Hãy soạn công văn yêu cầu các đơn vị rà soát số liệu về [nội dung].

Yêu cầu:

• Kiểm tra toàn bộ số liệu đang quản lý.
• Đối chiếu với [nguồn dữ liệu].
• Tổng hợp theo biểu mẫu đính kèm.
• Chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu.
• Gửi kết quả trước [thời gian].

Hãy viết theo phong cách hành chính, chặt chẽ và nhấn mạnh trách nhiệm của người lập, người kiểm tra số liệu.

12. Prompt soạn công văn đăng ký danh sách

Prompt mẫu:

Hãy soạn công văn đề nghị các đơn vị lập danh sách đăng ký [đào tạo/khám sức khỏe/tham gia sự kiện/đăng ký nhu cầu].

Danh sách gồm các trường thông tin:

• Họ và tên.
• Chức vụ.
• Đơn vị.
• Số điện thoại.
• Nội dung đăng ký.
• Ghi chú.

Thời hạn gửi danh sách: [ngày].

Hãy trình bày ngắn gọn, dễ hiểu và thuận tiện triển khai.

13. Prompt soạn công văn cử cán bộ tham gia

Prompt mẫu:

Hãy soạn công văn cử cán bộ tham gia [hội nghị/lớp tập huấn/chương trình].

Thông tin:

• Họ tên: [họ tên].
• Chức vụ: [chức vụ].
• Đơn vị: [đơn vị].
• Thời gian: [thời gian].
• Địa điểm: [địa điểm].
• Nội dung chương trình: [nội dung].

Văn phong trang trọng, ngắn gọn, đúng tính chất văn bản trao đổi giữa các đơn vị.

14. Prompt soạn công văn thông báo thay đổi

Prompt mẫu:

Hãy soạn công văn thông báo về việc thay đổi [thời gian/địa điểm/quy trình/thông tin liên hệ].

Thông tin cũ:
[Thông tin].

Thông tin mới:
[Thông tin].

Thời điểm áp dụng:
[Ngày].

Hãy làm nổi bật nội dung thay đổi để người nhận dễ nhận biết, đồng thời yêu cầu các đơn vị cập nhật để thực hiện thống nhất.

15. Prompt soạn công văn chấn chỉnh

Prompt mẫu:

Hãy soạn công văn chấn chỉnh tình trạng [mô tả tồn tại].

Thực trạng:
[Mô tả].

Yêu cầu khắc phục:
[Danh sách yêu cầu].

Thời hạn hoàn thành:
[Ngày].

Đơn vị chịu trách nhiệm:
[Đơn vị].

Văn phong nghiêm túc, có tính nhắc nhở và yêu cầu thực hiện nhưng không sử dụng từ ngữ quá nặng nề.

16. Prompt soạn công văn kiểm tra nội bộ

Prompt mẫu:

Hãy soạn công văn về việc tổ chức kiểm tra [nội dung] tại các đơn vị trực thuộc.

Nội dung kiểm tra:

1. [Nội dung 1]
2. [Nội dung 2]
3. [Nội dung 3]

Thời gian kiểm tra: [thời gian].

Thành phần đoàn kiểm tra: [thành phần].

Yêu cầu các đơn vị chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu và bố trí người làm việc với đoàn kiểm tra.

17. Prompt soạn công văn yêu cầu khắc phục tồn tại

Prompt mẫu:

Hãy soạn công văn yêu cầu [đơn vị] khắc phục các tồn tại phát hiện qua [kiểm tra/nghiệm thu/đánh giá].

Các tồn tại gồm:

1. [Tồn tại 1]
2. [Tồn tại 2]
3. [Tồn tại 3]

Yêu cầu:

• Có biện pháp khắc phục cụ thể.
• Hoàn thành trước [ngày].
• Báo cáo kết quả và cung cấp hình ảnh/tài liệu chứng minh.
• Người đứng đầu đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện.

18. Prompt soạn công văn mời họp

Prompt mẫu:

Hãy soạn công văn mời họp về nội dung [chủ đề cuộc họp].

Thông tin:

• Thời gian: [giờ, ngày].
• Địa điểm: [địa điểm].
• Thành phần: [thành phần].
• Nội dung: [nội dung].
• Tài liệu cần chuẩn bị: [tài liệu].

Yêu cầu người tham dự có mặt đúng giờ và nghiên cứu tài liệu trước cuộc họp.

19. Prompt biến nội dung thô thành công văn chuyên nghiệp

Đây là một trong những Prompt hữu ích nhất cho dân văn phòng.

Prompt mẫu:

Tôi sẽ cung cấp cho bạn các nội dung thô bên dưới.

Hãy đóng vai chuyên viên hành chính có kinh nghiệm và chuyển toàn bộ nội dung thành một công văn hoàn chỉnh.

Yêu cầu:

• Không tự ý thay đổi bản chất sự việc.
• Sắp xếp lại nội dung theo trình tự logic.
• Loại bỏ câu trùng lặp.
• Viết lại câu dài, khó hiểu.
• Sử dụng văn phong hành chính.
• Làm rõ trách nhiệm, thời hạn và đơn vị thực hiện.
• Không tự bổ sung số liệu hoặc căn cứ pháp lý khi tôi chưa cung cấp.

Nội dung thô:

[DÁN NỘI DUNG VÀO ĐÂY]

20. Prompt kiểm tra và hoàn thiện công văn đã soạn

Không chỉ dùng ChatGPT để viết mới, bạn còn có thể dùng AI như một “người kiểm tra văn bản”.

Prompt mẫu:

Hãy đóng vai chuyên viên văn thư – hành chính và rà soát công văn dưới đây.

Kiểm tra giúp tôi:

1. Lỗi chính tả.
2. Lỗi ngữ pháp.
3. Câu dài hoặc tối nghĩa.
4. Từ ngữ bị lặp.
5. Nội dung mâu thuẫn.
6. Ngày tháng, thời gian không hợp lý.
7. Tên đơn vị hoặc chức danh chưa thống nhất.
8. Nội dung giao nhiệm vụ chưa rõ người thực hiện.
9. Thời hạn thực hiện chưa rõ.
10. Văn phong chưa ccccccccphù hợp văn bản hành chính.

Sau khi phân tích, hãy:c

• cLiệt kê từng lỗi.c
• Giải thích ngắn gọn.
• Đề xuất cách sửa.
• Cuối cùng viết lại toàn bộ công văn thành phiên bản hoàn chỉnh.

Nội dung cần kiểm tra:

[DÁN CÔNG VĂN VÀO ĐÂY]

Công thức tạo Prompt ChatGPT soạn công văn hiệu quả

Một Prompt tốt có thể xây dựng theo công thức:

Vai trò + Loại văn bản + Bối cảnh + Nội dung + Người nhận + Thời hạn + Yêu cầu về văn phong

Ví dụ:

Đóng vai chuyên viên hành chính có 10 năm kinh nghiệm. Hãy soạn công văn của Công ty A gửi các đơn vị trực thuộc về việc rà soát người lao động có giấy phép lái xe hạng A3. Yêu cầu lập danh sách gồm họ tên, chức vụ, đơn vị, số giấy phép và ngày cấp; gửi về Phòng Tổ chức Hành chính trước 16h00 ngày 24/9/2c